×
Sign in

Hello There

Sign In to Brilio

Welcome to our Community Page, a place where you can create and share your content with rest of the world

  Connect with Facebook   Connect with Google
Home >> Creator
Nathaniel Antonio Parulian | Dosen Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Pembangunan Jaya

24 Agustus 2021 12:43

Etiket berkirim pesan bisnis lewat surat elektronik

Terdapat beberapa tips berkirim pesan lewat surat elektronik sesuai dengan etiket bisnis yang berlaku..

Etiket berkirim pesan bisnis lewat surat elektronik

0



Perkembangan teknologi, komunikasi dan informasi yang terjadi tidak saja menuntut kita mampu menulis di atas kertas dengan menggunakan bantuan pena atau pensil, melainkan setiap individu dituntut mampu menyusun tulisan dengan menggunakan kata-kata sehingga akan membentuk rangkaian kalimat serta membangun paragraf yang runut dengan perantaraan perangkat keras seperti telepon pintar atau laptop serta perangkat lunak seperti halnya aplikasi surat elektronik.

Berdasarkan pendapat para ahli, khususnya yang menekuni bidang ilmu teknologi, komunikasi dan informasi, keterampilan menggunakan perangkat keras seperti telepon pintar atau laptop didominasi oleh kaum muda generasi milenial dan generasi Z. Namun, pada praktiknya hal tersebut justru menciptakan isu-isu baru khususnya bagi kaum millennial dan generasi Z yang dinilai sebagai generasi yang melek media digital, namun tidak dapat memanfaatkan keterampilannya dengan baik dalam penggunaan fitur yang tersedia dalam aplikasi surat elektronik. Hal ini menjadi kekhawatiran dan diprediksi mampu memberikan dampak negatif bagi perkembangan karier profesional para generasi muda ke depan.

Seperti yang kita ketahui bersama, bahwa kunci sukses dalam perkembangan karier seseorang adalah dengan menguasai keterampilan teknis (hard-skills). Namun apabila seseorang memiliki keterampilan teknis yang mumpuni tetapi tidak diimbangi dengan keterampilan non-teknis (soft-skills) maka akan mengancam karier profesionalnya. Mengingat keterampilan teknis dan keterampilan non-teknis menjadi dua bagian yang tidak terpisahkan serta menjadi syarat utama bagi institusi untuk menerima kandidat-kandidat yang akan ditempatkan dalam posisi kerja tertentu.

Salah satu keterampilan kunci yang menjadi fokus para pemberi kerja adalah terkait tata cara kandidat dalam menuliskan dan berkirim surat elektronik yang kerap menjadi topik perbincangan para pemberi kerja, pemilik usaha, dan recruiter. Banyaknya keluhan dari para pemberi kerja, pemilik usaha dan recruiter menitikberatkan pada etiket kandidat dalam mengirimkan surat elektronik yang ditujukan ke mereka yang dinilai terdapat banyak kelalaian sehingga menciptakan penilaian negatif terhadap kandidat dan berujung pada penolakan seleksi penerimaan kerja dan promosi kenaikan jabatan. 

Lalu, bagaimana cara yang efektif agar seseorang dinyatakan sebagai pribadi yang terampil dalam keterampilan non-teknis, khususnya pada etiket berkirim pesan lewat surat elektronik?

Loading...

Sebelum menulis surat elektronik hendaknya seseorang dituntut untuk memiliki perbendaharaan kata yang kaya, sehingga mampu menempatkan kata-kata tersebut dalam bentuk kalimat sehingga mampu membentuk paragraf yang koheren sehingga pesan yang disampaikan secara verbal dalam bentuk tulisan dapat ditangkap, dicerna, dan diinterpretasikan oleh penerima pesan.

Di sisi lain, hal yang penting untuk dilatih dan dikembangkan tidak hanya mampu menyusun gagasan dalam bentuk tulisan, namun etiket atau tata cara menuliskan dan memproses surat elektronik yang akan dikirimkan kepada penerima pesan dengan tujuan untuk membangun dan memelihara hubungan baik khususnya dalam ruang lingkup bisnis atau profesional ketika seseorang menjadi bagian dalam sebuah industri atau perusahaan juga perlu diasah dan ditingkatkan. Cook dan Cook (2011) memberikan tuntunan terkait tata cara menuliskan dan memproses surat elektronik yang mampu meningkatkan profesionalitas kerja seseorang.

Etiket menulis surat elektronik.

1. Pahami dengan seksama bahwa etiket menulis surat elektronik dalam konteks bisnis berbeda dari surat elektronik dalam konteks tidak resmi yang dikirimkan kepada sahabat atau teman akrab. Surat elektronik dalam konteks bisnis umumnya melibatkan penggunaan ejaan yang lebih baku, pola penulisan huruf, kata, kalimat dan paragraf sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku.  

2. Mengingat fungsi surat elektronik sebagai saluran pengiriman dan penerimaan pesan verbal dalam bentuk tulisan, di mana penerima pesan tidak dapat mendengar atau melihat sosok diri kita secara langsung, maka gunakan dan visualisasikan pembaca surat elektronik. Hal ini berguna dalam mempersiapkan diri untuk menulis surat elektronik.

3. Dalam menulis surat elektronik yang akan dikirimkan kepada pihak eksternal, gunakanlah gelar formal dari penerima surat elektronik. Bentuk alternatif sapaan yang umum digunakan seperti Bapak yang disingkat dengan Bp., Ibu yang disingkat dengan Bu., Tuan yang disingkat dengan Tn., Nyonya atau Nona yang disingkat dengan Ny. atau Nn. lalu diikuti dengan nama penerima surat elektronik.

4. Gunakan fitur kolom subjek yang terdapat dalam aplikasi surat elektronik. Fungsinya untuk menyampaikan pesan kepada penerima surat elektronik mengenai pokok pembahasan yang ingin disampaikan.

5. Pastikan isi surat elektronik mencakup kalimat pembuka yang santun dengan menggunakan kata keterangan waktu untuk menjadi kalimat pembuka dan sesuaikan dengan waktu diri kita mempersiapkan tulisan, apakah pagi hari, siang hari, atau sore hari. 

6. Sampaikan permintaan kita kepada penerima surat elektronik, sehingga kalimat-kalimat yang tercantum dalam surat elektronik mampu mengarahkan tindakan penerima surat elektronik, sehingga hal-hal yang menjadi poin utama tujuan kita mengirimkan surat elektronik tepat sasaran.

7. Apabila permintaan yang kita ajukan berdasarkan kejadian yang terjadi sebelum surat elektronik ditulis, maka sampaikan dalam tubuh surat, sehingga penerima surat elektronik memahami bahwa maksud dan tujuan kita mengirimkan surat elektronik untuk menanggapi kejadian atau peristiwa tersebut.

8. Ketika akan mengirimkan surat elektronik bersamaan dengan lampiran dokumen, maka persiapkan dokumen yang akan dikirimkan dalam bentuk format yang disesuaikan sebelum menulis draft surat elektronik.

9. Sampaikan kepada penerima surat elektronik bahwa kita tidak hanya mengirimkan surat elektronik dalam bentuk tulisan, tetapi ada dokumen dalam format tertentu yang menyertai.

10. Gunakan kalimat penutup dengan ucapan terima kasih. Apabila menginginkan tanggapan yang sifatnya darurat, maka gunakan bahasa yang tegas dengan menghindari kalimat yang mengintimidasi penerima surat elektronik.

11. Periksa kembali hasil tulisan yang sudah disusun, pastikan bahwa kalimat per kalimat sudah tersusun rapi. Hindari penggunakan huruf besar dalam setiap kata yang kita tuliskan dalam tubuh surat, hal ini akan berpeluang menciptakan terjadinya kesalahan penafsiran penerima surat elektronik.

12. Sertakan informasi kontak yang terdiri dari nama lengkap, jabatan, alamat institusi tempat kita bekerja, nomor telepon pintar yang dapat dihubungi. Hal ini sebagai simbol bahwa diri kita memiliki peran untuk mewakili institusi tempat kita bekerja.

13. Hindari penggunaan lelucon, bahasa gaul dan tanda baca emosional. Hal ini akan berdampak pada kredibilitas dan profesionalitas kerja.

Etiket memroses dan mengirimkan surat elektronik.

1. Periksa daftar surat elektronik yang terdapat dalam kotak masuk secara berkala dan usahakan agar menjawab tiap-tiap surat elektronik yang masuk dengan segera. Namun, perlu mempertimbangkan waktu dalam menanggapi dengan hati-hati atau menunda menanggapi surat elektronik yang masuk. Pahami diri ketika merasa sangat emosional atau jika dalam kondisi yang tidak nyaman berada di dekat rekan kerja akibat adanya perbedaan pendapat ketika menyelesaikan rutinitas pekerjaan. Sebab besar kemungkinan kondisi tersebut akan memengaruhi isi yang tertulis dalam tubuh surat elektronik.

2. Menahan diri untuk tidak melihat deretan surat elektronik yang masuk maupun yang sudah diberi tanggapan kecuali pada saat dibutuhkan.

3. Hindari sikap yang membuat orang lain merasa terganggu seperti memeriksa deretan daftar surat elektronik selama dalam situasi rapat, saat jam makan siang bersama kolega, atau ketika berada bersama-sama dengan orang lain di dalam lingkungan sosial masing-masing.

4. Bijak dalam membalas surat elektronik kepada seseorang atau dengan banyak orang. Hindari mengirim surat elektronik dengan menggunakan fitur "balas ke semua" kecuali semua penerima perlu menerima pesan yang sama.

5. Gunakan fitur "Blind Carbon Copy (Bcc)" untuk menghindari situasi alamat surat elektronik rekan kerja atau atasan diketahui oleh orang lain, terutama saat mengirim surat elektronik ke sejumlah besar penerima.

6. Ingat dalam proses dan mengirimkan surat elektronik mampu meninggalkan jejak digital yang membayang-bayangi diri kita. Dengan demikian, gunakan tata cara mengirimkan pesan lewat surat elektronik dengan hati-hati melalui penggunaan tata bahasa yang baik dan benar.

Source

Disclaimer

Artikel ini merupakan tulisan pembaca Brilio.net. Penggunaan konten milik pihak lain sepenuhnya menjadi tanggung jawab penulis. Silakan klik link ini untuk membaca syarat dan ketentuan creator.brilio.net. Jika keberatan dengan tulisan yang dimuat di Brilio Creator, silakan kontak redaksi melalui e-mail redaksi@brilio.net

Pilih Reaksi Kamu


Tags

Loading...
Creator Banner

Gak perlu khawatir, tulisan kamu bisa tetap
TERBACA DAN TRENDING di Brilio.net

Learn More Sign In
Tulis Komentar

RECOMMENDED VIDEO

Astro-Lo-Gue Ep. 7 - Patah Hati Zodiak Libra, Scorpio, Sagitarius, Capricorn, Aquarius & Pisces! Buat Sobat Brilio yang menunggu-nunggu, Astro-Lo-Gue balik lagi nih! Masih bareng Aby Respati yang bakalan ngelanjutin penjelasan mengenai hal-hal apa ...

ON FIRE

MORE
Back To Top