Masa pandemi tidak juga kunjung usai. Saat ini kita sudah melewati beberapa pembatasan ketat untuk kesekian kalinya sejak tahun 2020. Pada masa transisi ini, kita dapat bernapas sedikit lega karena beberapa wilayah di Indonesia sudah bebas dari zona merah. Kegiatan sekolah pun sudah mulai berangsur pulih dengan menerapkan protokol kesehatan yang ketat.

Kita semua tentu tidak mengharapkan hal buruk terjadi kembali. Namun sebagai manusia, sudah sepatutnya bersiap diri menghadapi segala ancaman. Agar hal ini dapat diantisipasi, kamu dapat mengikuti beberapa langkah untuk melakukan back-up planning.

1. Bentuk tim khusus manajemen krisis.

Cara pertama yang dapat kamu lakukan adalah dengan membentuk tim manajemen krisis. Dalam pemilihan SDM, kamu dapat memilih karyawan yang memiliki peran krusial, perwakilan setiap divisi, atau merekrut peran khusus.

Tim ini akan memiliki tugas khusus untuk merancang prioritas, skema-skema operasional, dan memimpin jalannya kegiatan yang telah dibuat saat situasi krisis seperti pembatasan atau penutupan operasional perusahaan. Keuntungan dengan adanya tim ini dapat meminimalisir kerugian perusahaan, menghindari pailit, serta cara perusahaan tetap survive.

2. Mulai atur jam kerja pegawai dengan shift.

Aset paling berharga bagi suatu perusahaan dan bisnis adalah sumber daya manusia. Bagi kamu pemilik bisnis yang mengharuskan karyawannya bekerja secara langsung, dapat melakukan pengaturan jam kerja karyawan dengan membaginya kedalam beberapa shift. Hal ini untuk menghindari terjadinya penumpukan orang di dalam satu ruangan.

Selain itu, bekerja secara shift juga dapat menghindari case terburuk. Misalkan jika salah satu pegawai memiliki gejala dan tanpa sadar menulari orang di sekitarnya, kamu masih dapat melakukan backup dengan pegawai yang tidak hadir pada shift tersebut.

3. Lakukan survei kebutuhan karyawan sedari dini.

Setiap perusahaan pasti memiliki keunikan dan kebutuhannya masing-masing. Maka dari itu kamu tidak dapat sepenuhnya mengikuti program dan cara perusahaan lain bekerja. Lakukanlah survei kebutuhan karyawan untuk work from home yang sekiranya dapat kamu pertimbangkan bersama.

4. Jalankan marketing in crisis.

Pada kondisi yang rentan seperti pandemi, digital marketing dan komunikasi digital merupakan tonggak yang memegang peranan penting untuk mempertahankan kestabilan bisnis saat operasional secara langsung ditutup. Bagi perusahaan atau bisnis B2C, melakukan online delivery atau bekerja sama dengan e-commerce dapat menjadi pilihan yang praktis. Setelah itu kamu dapat menjalankan digital marketing untuk menarik konsumen agar berfokus pada layanan baru bisnis di platform digital. Tidak hanya B2C, B2B juga dapat melakukan strategi tersebut dengan penyesuaian.

Kamu juga dapat melakukan campaign berupa keselamatan dan keamanan konsumen. Tujuan tersebut dilakukan kepada konsumen agar konsumen tahu bahwa bisnis kamu sangat peduli dan memegang teguh keamanan dan kesehatan konsumen.

5. Memaksimalkan penggunaan website ataupun Software.

Saat ini kita memasuki era di mana apa pun kebutuhannya kamu dapat menemukan solusi berupa teknologi, begitu pula dengan masalah operasional. Bagi kamu yang masih bingung untuk mencari software dan aplikasi yang tepat untuk mendukung operasional bisnis kamu secara jauh, berikut beberapa referensinya.

- Atur jadwal meeting dan pertemuan online melalui Google Calendar.

Beberapa karyawan yang memegang peranan penting, biasanya memiliki schedule pribadi yang super hectic bahkan sering bentrok meeting antar divisi. Terlebih lagi sangat repot untuk menghubungi karyawan satu-satu hanya sekadar mengetahui waktu yang kosong.

Dengan Google Calendar kamu dapat menambahkan jadwalmu pada jam-jam tertentu setiap harinya. Aplikasi kalender ini juga dapat otomatis membuatkan link Google Meet saat membuat acara, sehingga karyawan dapat langsung gabung tanpa harus kamu sebar kembali link-nya.

- Otomatiskan sistem operasional perusahaan melalui software ERP.

Bagi kamu yang awam dengan apa itu ERP, ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan masih banyak lagi. Nantinya, software ini akan membantu kamu mengatur kegiatan yang sudah disebutkan tadi namun dapat disesuaikan kembali dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.

Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan yang menyediakan produk digital yang dapat membantu perusahaan mengotomatiskasn sistem operasional sesuai kebutuhan. Perusahaan-perusahaan lokal seperti HashMicro, Equip, dan masih banyak lagi dapat kamu temui di situs pencarian jika kamu mencari jasa penyedia software ERP.

6. Lakukan persiapan dan trainingkaryawan.

Setelah mewujudkan apa yang karyawan dan perusahaan butuhkan, jangan lewatkan training dan panduan penggunaannya. Tidak semua karyawan akan memahami fungsi dan alur sistem yang kamu ciptakan, maka dari itu hal ini merupakan hal yang wajib untuk kamu lakukan. Selain itu, hal ini juga dapat memberikan karyawan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas kerja jika karyawan merasa menguasai pekerjaannya.

Setelah semua langkah tersebut dapat terealisasikan, besar harapan untuk kamu membuat sistem perencanaan yang baik dan dapat membantu perusahaan tetap bertahan. Dalam pelaksanaannya kamu harus mengedepankan perkembangan serta keselamatan karyawan. Karena sejatinya, karyawan merupakan aset paling berharga bagi suatu perusahaan.